Zásady zpracování osobních údajů
1. Úvod
Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) je informovat Vás o tom, jak společnost BizMachine s.r.o. (dále jen „BizMachine“ nebo také „my“) shromažďuje, využívá a zpracovává data z veřejně dostupných zdrojů (včetně osobních údajů) při poskytování svých služeb.
Shromažďujeme informace o podnikatelských subjektech z veřejně dostupných zdrojů, bez ohledu na to, jakou formou daný subjekt svou činnost vykonává (tzn. jedná-li se o právnickou osobu, nebo o fyzickou osobu podnikající), a rovněž o obchodních aktivitách a zástupcích těchto subjektů. Cílem tohoto shromažďování je propojit dílčí informace z jednotlivých veřejně dostupných zdrojů a poskytnout jasný, transparentní a ucelený přehled o obchodních aktivitách vykonávaných na relevantním trhu, včetně souvisejících informací o vývoji tohoto trhu. Největší důraz je kladen na shromažďování údajů týkajících se podnikatelských subjektů a obchodních aktivit.
Zpracováváme rovněž osobní údaje, a proto jsme povinni zajistit odpovídající ochranu soukromí a zpracovávaných osobních údajů. Cílem těchto Zásad je informovat Vás o tom, jak zpracováváme a chráníme osobní údaje, které získáváme z různých veřejně dostupných zdrojů nebo díky interakci s Vámi, a případně jak s těmito údaji jinak nakládáme. „Osobními údaji“ se pro účely těchto Zásad rozumí jakékoliv informace, které identifikují nebo mohou identifikovat fyzickou osobu, konkrétně fyzickou osobu podnikající, fyzickou osobu zastupující právnickou osobu a jiné osoby (dále jen „Vy“).
Tyto Zásady obsahují základní údaje o tom, (i) jak shromažďujeme, zpracováváme a chráníme Vaše osobní údaje, (ii) jaká práva a jakým způsobem můžete jako subjekt osobních údajů uplatnit a jakým způsobem Vám jejich uplatnění usnadňujeme.
Doporučujeme Vám, abyste si tuto Informaci důkladně prostudovali.
2. Správce údajů a kontaktní údaje
Správcem Vašich osobních údajů je společnost BizMachine s.r.o., se sídlem na adrese: Pernerova 697/35, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká republika, IČO: 054 50 641, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 263839.
Se svými dotazy, připomínkami nebo jinými požadavky ohledně ochrany Vašich osobních údajů se na nás prosím obracejte prostřednictvím e-mailové adresy: [email protected].
Upozorňujeme, že tyto kontaktní údaje se mohou v průběhu času měnit. Aktuální kontaktní údaje jsou vždy k dispozici v textu těchto Zásad, který je dostupný online na adrese https://www.bizmachine.com/zasady-zpracovani-osobnich-udaju.
3. Služby společnosti BizMachine – Hlavní zpracovatelské činnosti
Produkty a služby společnosti BizMachine spočívají zejména v datech a ve zpracovávání veřejně dostupných informací o podnicích a obchodních aktivitách. Pro poskytování těchto služeb může společnost BizMachine shromažďovat a dále zpracovávat osobní údaje.
3.1 Účel zpracování
Shromažďujeme veřejně dostupné údaje o podnikatelských subjektech, jejich aktivitách a osobách, které je zastupují, abychom mohli nabízet širokou škálu služeb, jejichž cílem je poskytnout našim klientům ucelené a aktuální informace o současné situaci a o vývoji na trhu, na němž působí. Informace a služby poskytované společností BizMachine pomáhají našim klientům činit informovaná rozhodnutí ve vztahu k jejich (potenciálním) zákazníkům, dodavatelům a obchodním partnerům. Společnost BizMachine nabízí širokou škálu reportů, metrik a dalších produktů kompilujících data, které mají za cíl pomoci našim klientům s jejich interními procesy, jako je například generování obchodních příležitostí pro aktivní prodej, průzkum a segmentace trhu, zacílení a rozvoj prodeje a marketingové strategie.
Společnost BizMachine se žádným způsobem nezaměřuje na jednotlivce. Účelem zpracování údajů je získat transparentní informace o podnikatelských subjektech a napomoci veřejnosti a podnikatelským subjektům dosáhnout požadované transparentnosti.
Právním základem pro zpracování údajů za tímto účelem je náš oprávněný zájem. Provedli jsme posouzení těchto oprávněných zájmů a toto posouzení pravidelně revidujeme, abychom zajistili, že zpracování údajů z naší strany nebude na újmu Vašim právům a svobodám.
3.2 Rozsah zpracovávaných údajů
Společnost BizMachine se zaměřuje pouze na údaje spojené s podnikatelskými subjekty, které jsou dostupné ve veřejných rejstřících a dalších seznamech a ke kterým může kdokoliv přistupovat online. Společnost BizMachie pravidelně posuzuje, které údaje jsou ve vztahu k poskytovaným službám potřebné a relevantní pro její klienty. Společnost BizMachine vynakládá veškeré úsilí, aby nezpracovávala údaje, které nejsou zcela nezbytné k vytváření jejích produktů, a dbá na to, aby rozsah zpracovávaných údajů nebyl v rozporu s právem fyzických osob na ochranu soukromí.
V závislosti na kategorii subjektu údajů mohou být zpracovávány následující kategorie osobních údajů:
- 3.2.1 Osobní údaje fyzických osob podnikajících. Informace o podnikání fyzických osob podnikajících jsou osobními údaji, protože identifikují nebo mohou identifikovat fyzickou osobu, k jejímuž podnikání se váží. Rozsah shromažďovaných osobních údajů odpovídá rozsahu údajů zaznamenaných v relevantních zdrojích, ze kterých společnost BizMachine údaje čerpá. Jde tedy např. o obchodní firmu, adresu, kontaktní údaje, IČO, rozsah poskytovaných služeb, DIČ apod. Shromažďované údaje se týkají konkrétního podnikatelského subjektu, ke kterému jsou přiřazeny na základě jedinečného identifikátoru, jakým je např. IČO.
- 3.2.2 Osobní údaje zástupců právnických osob. Společnost BizMachine shromažďuje rovněž veřejně dostupné údaje týkající se vlastnické struktury a vedení obchodních společností, které zahrnují také údaje, které mohou identifikovat fyzické osoby, konkrétně společníky či akcionáře, členy orgánů společnosti, jednatele a další osoby, které jsou oprávněny právnickou osobu zastupovat. Rozsah shromažďovaných osobních údajů odpovídá rozsahu údajů zaznamenaných v relevantních zdrojích, ze kterých společnost BizMachine údaje čerpá. V tomto případě se jedná zejména o jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, pracovní telefon a pracovní e-mailovou adresu, titul nebo funkci v rámci společnosti apod.
- 3.2.3 Osobní údaje osob propojených podnikatelských subjektů. Společnost BizMachine rovněž analyzuje, jakým způsobem jsou propojeny jednotlivé podnikatelské subjekty (jak obchodní společnosti, tak fyzické osoby podnikající) a jejich společníci, akcionáři a statutární orgány, např. zda jsou veřejně dostupné informace o obchodních vztazích mezi zkoumanými obchodními společnostmi a jednotlivci (např. vlastnický podíl, vedení pobočky nebo nějaká forma partnerství), aby mohla podávat svým klientům informace o aktuálním stavu a vývoji na relevantních trzích. Pro tyto účely společnost BizMachine shromažďuje a zpracovává informace, které mohou obsahovat osobní údaje (i) fyzických osob podnikajících, (ii) fyzických osob zastupujících právnické osoby, jak je uvedeno výše, nebo (iii) jiných osob, které jsou dle veřejně dostupných zdrojů se zkoumanými podnikatelskými subjekty v obchodních vztazích s určitým účelem (např. investoři ze třetích zemí). Tyto informace zahrnují převážně identifikační a kontaktní údaje a údaje o povaze obchodního vztahu. Společnost BizMachine následně porovnává údaje získané z různých zdrojů, aby zajistila jejich maximální přesnost a transparentnost.
- 3.2.4 Osobní údaje kontaktních osob. Společnost BizMachine rovněž může shromažďovat jiné veřejně dostupné kontaktní údaje právnických osob, které mohou představovat buď generické adresy (např. [email protected]), nebo údaje konkrétní kontaktní osoby (adresy typu [email protected]).
Nezpracováváme údaje spadající do zvláštních kategorií osobních údajů ani žádné specifické soubory údajů, které by představovaly zásah do soukromí fyzických osob. Naše klíčové služby nevyužívají osobní údaje, které by nebyly veřejně dostupné, naopak, využívají pouze údaje, které si může kdokoliv vyhledat a přistupovat k nim.
3.3 Zdroje zpracovávaných údajů
Veškeré údaje získáváme z veřejně dostupných zdrojů, ke kterým může přistupovat kdokoliv. Společnost BizMachine shromažďuje dílčí informace o podnikatelských subjektech, jejich aktivitách a osobách, jež je zastupují, které jsou rozmístěny ve vícero veřejně dostupných zdrojích tak, abychom zajistili maximální přesnost a transparentnost údajů.
Konkrétně můžeme využívat následující kategorie veřejně dostupných zdrojů:
- Veřejné rejstříky
- Online katalogy
- Mapovací služby
- Sociální sítě
- Články a další zmínky o subjektu ve sdělovacích prostředcích
3.4 Pravidelné aktualizace
Společnost BizMachine zpracovávané údaje pravidelně aktualizuje a ověřuje jejich správnost z různých zdrojů, čímž zajišťuje, aby klientům byly prezentovány pouze aktuální údaje.
Našim klientům prezentujeme vždy poslední verzi zpracovávaných údajů. Naším cílem je, aby prezentované údaje byly natolik aktuální, jak jen je to možné, čehož dosahujeme díky pravidelné synchronizaci s veškerými veřejně dostupnými zdroji, které využíváme. Společnost BizMachine implementovala interní procesy a mechanismy, jejichž pomocí zajišťuje, aby údaje byly aktualizovány co nejčastěji a v souladu s rozvrhem aktualizací jejich zdrojů. Společnost BizMachine vynakládá veškeré úsilí k tomu, aby své postupy obohatila o využití průlomových technologií zajišťujících zpracování přesných a aktuálních údajů.
4. Doplňkové zpracovatelské činnosti
Osobní údaje můžeme zpracovávat rovněž za dalšími účely, které nesouvisí s našimi službami (jak jsou popsány v Kapitole 3 výše), ale týkají se našich obchodních aktivit a komunikace s našimi klienty, prodejci a dalšími osobami. Konkrétně takto zpracováváme osobní údaje za následujícími účely:
4.1 Účely zpracování
- 4.1.1 Plnění smluvních závazků. Pokud jste s námi Vy nebo Vaše společnost vstoupili do smluvního vztahu, můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem plnění příslušné smlouvy. Tento účel pokrývá rovněž případy, kdy nám Váš zaměstnavatel (náš klient) poskytne Vaši e-mailovou adresu za účelem zřízení přístupu k našim službám a nástrojům.
Právním základem pro takové zpracování je plnění smlouvy, pro které jsou dané osobní údaje potřebné, a rovněž související oprávněný zájem na uchování těchto údajů. Doba uchovávání osobních údajů pak odpovídá době trvání smluvního vztahu. - 4.1.2 Efektivní komunikace. Osobní údaje rovněž zpracováváme za účelem zajištění efektivní komunikace s Vámi, a pokud je to relevantní, také efektivní správy našich smluvních vztahů.
Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu. Osobní údaje potřebné k těmto účelům uchováváme primárně po dobu trvání smluvního vztahu. - 4.1.3 Plnění právních povinností. Některé osobní údaje mohou být obsaženy v dokumentech, které jsme povinni uchovávat na základě platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví (účetní a daňové předpisy).
Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány na základě právní povinnosti. Doba uchovávání osobních údajů je v těchto případech stanovena přímo relevantními právními předpisy a v zásadě nepřekračuje 10 let od získání osobních údajů. - 4.1.4 Určení, výkon a obhajoba našich právních nároků. Po ukončení našeho smluvního vztahu můžeme případně dále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud je to potřebné pro ochranu našich práv a potenciální obhajobu našich nároků, zejména vymáhání pohledávek.
Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu a po dobu, po kterou je dle rozhodného práva možné příslušné nároky uplatňovat. - 4.1.5 Marketingové aktivity. Po dobu trvání našeho smluvního vztahu, anebo pokud nám k tomu udělíte souhlas (např. pokud se rozhodnete odebírat náš newsletter), Vás můžeme kontaktovat s informacemi o novinkách, službách a produktech společnosti BizMachine a speciálních nabídkách, které by Vás mohly zajímat. Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány buď na základě Vašeho souhlasu, nebo našeho oprávněného zájmu, včetně zasílání marketingových sdělení v rámci dovoleném právními předpisy.
Zpracování bude omezeno na dobu trvání našeho smluvního vztahu a přiměřenou dobu poté, ledaže nám udělíte souhlas k zasílání marketingových sdělení. V takovém případě budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání souhlasu, standardně po dobu tří let.
Své marketingové preference můžete kdykoliv změnit. Pokud si přejete odhlásit odběr marketingových sdělení, klikněte na odkaz „odhlásit“ nebo postupujte podle instrukcí obsažených v zápatí každého e-mailu od společnosti BizMachine. Odběr marketingových sdělení můžete odhlásit také prostřednictvím našich kontaktních údajů.
4.2 Rozsah zpracovávaných údajů
Pokud s námi Vaše společnost uzavřela smluvní vztah, zpracováváme osobní údaje v rozsahu nezbytném ke sjednání smlouvy a efektivní komunikaci s Vámi, tzn. Vaše identifikační a kontaktní údaje a identifikační a kontaktní údaje Vaší společnosti, platební údaje, obsah naší komunikace a ostatní informace, které jste nám případně poskytli pro účely plnění smlouvy.
Pokud nám právní předpisy ukládají povinnost uchovávat určité osobní údaje, rozsah těchto osobních údajů bude omezen obsahem dokumentů, které jsme povinni uchovávat, a ve většině případů bude zahrnovat pouze identifikační, kontaktní a platební údaje.
Rozsah osobních údajů zpracovávaných za účelem určení, uplatňování a obhajoby našich právních nároků bude omezen na údaje, které jsme zpracovávali v průběhu našeho smluvního vztahu.
Pro účely našich marketingových aktivit zpracováváme pouze Váš pracovní kontakt, tzn. jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a název společnosti.
4.3 Zdroje údajů
Veškeré osobní údaje, které zpracováváme pro účely jmenované v Sekci 4.1 výše, získáváme přímo od subjektu údajů, tedy od Vás (případně od Vašeho zaměstnavatele, je-li naším smluvním partnerem), v průběhu našeho smluvního vztahu.
5. Cookies
Využíváme cookies a další technologie (např. software k měření návštěvnosti stránek a hodnocení zkušenosti uživatelů), abychom zlepšili Vaši zkušenost s používáním našich webových stránek a zjistili více informací o tom, jak používáte naše webové stránky. Tyto informace nám umožňují dále vylepšovat naše služby. Údaje získané prostřednictvím souborů cookie můžeme kombinovat s ostatními údaji, které nám poskytnete.
Další informace o používaných cookies naleznete na [•].
6. Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)
6.1 Sdílení údajů se zákazníky při poskytování služeb společnosti BizMachine
Poté, co Vaše údaje strukturujeme, očistíme a podrobíme následné analýze, můžeme je dále poskytnout našim klientům, kteří jsou uživateli našich služeb a získávají od nás buď metriky a reporty, pokud možno v agregované podobě, nebo přístup k relevantním údajům. Našim klientům poskytujeme vždy nejaktuálnější verzi zpracovávaných údajů a dbáme na to, aby případné osobní údaje byly omezeny na nejnutnější rozsah týkající se daného podnikatelského subjektu, jak je uvedeno v Sekci 3.1 výše. Našim klientům poskytujeme pouze takové údaje, které by si mohli sami vyhledat ve veřejně dostupných zdrojích. Společnost BizMachine neshromažďuje žádné (tedy ani osobní) údaje, které by v době jejich shromáždění nebyly veřejně dostupné.
6.2 Sdílení údajů pro účely doplňkových zpracovatelských činností
Zajištění fungování naší společnosti zahrnuje řadu doplňkových zpracovatelských činností, při nichž můžeme zpracovávat rovněž Vaše osobní údaje. Za těmito účely můžeme Vaše osobní údaje v potřebném rozsahu sdílet zejména s(e):
- společnostmi patřícími do skupiny, jíž je společnost BizMachine členem, např. se společností SharpGrid s.r.o. (IČO: 095 40 385)
- poskytovateli služeb a externími auditory, konzultanty, daňovými poradci a právními zástupci vázanými povinností mlčenlivosti
- orgány činnými v trestním řízení, soudy a správními orgány, pokud jsme k tomu povinni.
V relevantních případech jsme s našimi zpracovateli uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů, abychom tak zajistili adekvátní ochranu Vašich osobních údajů.
6.3 Předávání údajů mimo území EU
Tam, kde využíváme služby různých externích dodavatelů (např. softwarové nástroje), můžeme v některých případech předávat Vaše osobní údaje mimo území EU, konkrétně do USA. Pokud předáváme Vaše osobní údaje mimo území EU, činíme tak vždy v souladu s ustanoveními Kapitoly V. GDPR – konkrétně v souladu s rozhodnutími Evropské komise o zajištění odpovídající úrovně ochrany anebo standardních smluvních doložek (Modelových doložek) obsahujících dostatečné záruky, které se jeví jako nezbytné vzhledem k povaze zpracovávaných osobních údajů.
7. Zabezpečení údajů
Implementovali jsme a udržujeme náležitá technická a organizační opatření, procesy interní kontroly a informační bezpečnosti v souladu s právními předpisy a standardy uznávanými na trhu tak, abychom eliminovali možná rizika pro Vás jako subjekt údajů. Při ochraně Vašich osobních údajů před náhodnou ztrátou, zničením, změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem bereme v úvahu rovněž aktuální stav technologického vývoje. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat osobní odpovědnost vybraných zaměstnanců, školení zaměstnanců, kteří jsou oprávněni přistupovat k Vašim osobním údajům, pravidelné zálohování, stanovené postupy pro obnovu dat, zvládání nežádoucích událostí, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou osobní údaje uloženy, apod.
8. Práva, která můžete uplatnit jako subjekt údajů
Pokud si přejete uplatnit kterékoliv z práv uvedených v této Sekci nebo vyplývajících z právních předpisů, obraťte se prosím na nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v Sekci 2 výše.
V relevantních případech, pokud je to možné a nevyžaduje to nepřiměřené úsilí, budeme o přijatých opatřeních nebo o výmazu či omezení zpracování Vašich osobních údajů, ke kterému jsme na Vaši žádost přistoupili, informovat rovněž všechny příjemce, kterým jsme Vaše osobní údaje poskytli v souladu se zněním Sekce 6 těchto Zásad.
8.1 Přístup k Vašim osobním údajům
Máte právo být informováni o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, případně o tom, že o Vás nezpracováváme žádné údaje.
Pokud požadujete přístup k Vašim osobním údajům, obraťte se na nás prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
8.2 Odvolání souhlasu
Udělíte-li souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, máte právo jej kdykoliv odvolat, a to i bez udání důvodu. Pokud si přejete tak učinit, obraťte se na nás prosím prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v Sekci 2 těchto Zásad. V takovém případě Vaše osobní údaje do 30 dnů od obdržení prohlášení o odvolání souhlasu vymažeme.
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingové komunikace, můžete tento souhlas odvolat rovněž kliknutím na tlačítko „Odhlásit odběr marketingových informací“ obsažené v příslušném marketingovém e-mailu (vizte Naše marketingové aktivity). Upozorňujeme, že odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného na základě tohoto souhlasu před jeho odvoláním.
8.3 Oprava Vašich osobních údajů
Podle platných právních předpisů máte právo na opravu osobních údajů, které o Vás zpracováváme, pokud zjistíte, že tyto údaje jsou nepřesné nebo neúplné.
Pokud požadujete opravu Vašich osobních údajů, obraťte se na nás prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
8.4 Výmaz Vašich osobních údajů
Máte právo kdykoliv požadovat výmaz Vašich osobních údajů. Rozsah, ve kterém Vašemu požadavku vyhovíme, však může být omezen zákonnou povinností uchovávat určité údaje např. pro účetní a daňové účely. Dále také vymažeme Vaše osobní údaje (a zajistíme, aby je vymazali rovněž zpracovatelé, kteří je pro nás zpracovávají), pokud odvoláte souhlas s jejich zpracováním.
Žádosti o omezení zpracování osobních údajů lze podávat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
8.5 Omezení zpracování
Pokud nás požádáte o omezení zpracování Vašich osobních údajů, například pokud zpochybňujete jejich přesnost nebo oprávněnost či potřebu zpracování těchto osobních údajů, omezíme jejich zpracování na nezbytné minimum (uchování) a budeme je dále zpracovávat pouze v případě, že bychom je potřebovali k určení, výkonu či obraně práv jiných osob, nebo ve zvlášť stanovených případech, kdy nám to ukládají právní předpisy. Bude-li později omezení ukončeno a my obnovíme zpracování Vašich osobních údajů v původním rozsahu, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
Žádosti o omezení zpracování osobních údajů lze podávat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
8.6 Námitky proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů. Pokud neprokážeme důležitý oprávněný zájem, který by převažoval nad Vašimi právy, svobodami a zájmy, ukončíme zpracování Vašich osobních údajů a tyto údaje bez zbytečného prodlení vymažeme.
Jestliže využíváme Vaše kontaktní informace pro účely přímého marketingu, můžete námitku proti tomuto zpracování vznést rovněž kliknutím na tlačítko „Odhlásit odběr marketingových informací“ obsažené v příslušném marketingovém e-mailu.
Námitky proti zpracování osobních údajů lze vznášet prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
8.7 Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, můžete se obrátit na příslušný orgán ochrany osobních údajů, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; web: https://www.uoou.cz.
9. Aktualizace těchto zásad
Tyto Zásady se můžou v průběhu času měnit. Veškeré změny těchto Zásad jsou účinné od data zveřejnění aktualizovaného znění Zásad na webových stránkách společnosti BizMachine pod odkazem https://www.bizmachine.com/zasady-zpracovani-osobnich-udaju.. Tyto Zásady byly naposledy aktualizovány dne 24. června 2021.